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Formation - Projet de dématérialisation : aspects juridiques
100 %
de participants satisfaits
Référence : 63151
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Objectifs
- Acquérir les outils pour sa démarche de dématérialisation
- Gérer la conduite du changement et la phase d’intégration
- Maitriser les évolutions du cadre légal (Norme AFNOR, ISO…) et les obligations en matière de dématérialisation
- Valoriser les projets de dématérialisation
À qui s’adresse cette formation ?
- Responsable Juridique et collaborateur du service Juridique
- DAF
- Dirigeant
- DSI
- DRH
Pré-requis
- Aucune connaissance particulière de la matière n'est nécessaire
Programme
matin
Introduction
- Tour de table : présentation des participants, des besoins, rappels des objectifs et auto positionnement
Introduction à la dématérialisation
Introduction à la dématérialisation
- Les concepts et principes de la dématérialisation
- Point de Focus : les technologies et les outils permettant la numérisation d’un document
- quels outils permettent la numérisation d’un document ?
- comment les outils font-ils pour numériser un document ?
- Pourquoi engager une démarche de dématérialisation ?
- contrats & docs (factures…),
- vision métier, etc.
- Les 3 points clés de la dématérialisation
- la dématérialisation et les enjeux de sobriété numérique
- la dématérialisation et les enjeux de cybersécurité
- les échanges virtuels reposent sur la sécurité et la confiance
- la dématérialisation et les enjeux économiques et financiers
- dématérialisation = processus qui accroît la valeur potentielle des actifs immatériels
- contenus numérisés peuvent faire l’objet d’échanges accrus et à coût marginal
- Atelier pratique : Use case d'un projet de dématérialisation
Comment sécuriser son projet en maitrisant les enjeux contractuels de la dématérialisation ?
Point de rappel : panorama du régime juridique de la dématérialisation
- Le cadre juridique français
- les règles issues du droit commun des contrats (Ex. 1366 C. civ)
- Le cadre juridique européen
- objectifs du règlement eIDAS
- champ d’application du règlement eDIAS
- textes abrogés par le règlement eDIAS (quelles évolutions ?)
- le volet « service de confiance » (document électronique, signature électronique, horodatage électronique…)
- le choix du niveau de sécurité pour l’identité électronique
- les normes et standards : mandat M460, XAdES, PAdES, CAdES
- Le cadre juridique international
- les règles de DIP appliquées aux contrats électroniques
- N.B : La sécurité des paiements électroniques avec les conventions SSL (Secure Socket Layer)
- Quizz
Maitriser les règles et contraintes spécifiques attachées la dématérialisation
- La signature électronique
- signature électronique et preuve par moyens électroniques
- la reconnaissance légale de la signature électronique (+ jurisprudences)
- les différentes signatures électroniques et leur régime juridique
- le droit de la preuve adapté aux formats dématérialisés
- Etude de cas pratique sur un projet de signature électronique
- La facture électronique
- les notions de factures électroniques, dématérialisées, scannées…
- point sur la règlementation et les normes applicables (cadre juridique européen, différence entre la signature électronique du Code civil et celle du Code Général des Impôts, etc.)
- les factures électroniques avec signature électronique ou en EDI (échange de données informatisées)
- le rôle des intermédiaires agréés
- étude de cas pratique sur un projet de facture électronique
- L’horodatage électronique ou timestamp
- l’horodatage électronique : définition
- les méthodes de l’horodatage
- l’horodatage certifié : pour garantir sécurité et conformité (à dans quels cas utiliser l’horodatage numérique ?)
- le fonctionnement de l’horodatage
- quel est l’intérêt d’une solution d’horodatage de documents ?
- quelles conditions pour garantir la conformité de vos documents et transactions ?
- horodatage certifié et signature électronique
- sélection de tiers de confiance
- une valeur juridique en un clic
- Atelier de réflexion sur l’horodatage et la technologie blockchain
- A qui s’adresser pour mener un projet de dématérialisation ?
- la notion de prestataire de service de confiance (PSCO)
- les responsabilités et le rôle des PSCO
- le contrat de service avec un PSCO
- Point de Focus : les apports du règlement eIDAS
- les infrastructures de dématérialisation
- le label EU (Trust Mark)
- les nouveaux services possibles (cachet électronique, horodatage, validation de signature, conservations qualifiées)
- les obligations pour les fournisseurs de service de dématérialisation
- les fournisseurs d’identité numérique et France connect
- les usages et téléservices
- nouveaux usages : signature électronique à distance de la personne morale, envoi recommandé électronique transfrontalier
- la liste de services de confiance (TSL)
- les bénéfices : déploiement simplifié, interopérabilité garantie, valeur juridique réaffirmée…
- les obligations pour les clients et maître d’œuvre de téléservices de dématérialisation.
- Quizz
Comprendre & anticiper le risque cyber et contentieux ?
- La gestion du risque cyber
- de quoi parle-t-on ?
- état des lieux du risque cyber
- risques cyber générés par la dématérialisation
- comment réagir en cas de faille de sécurité ?
- notification CNIL, communication à personne concernées
- plainte & Assurance
- La gestion du risque contentieux
- la résolution extrajudiciaire des litiges
- le contentieux de la dématérialisation
- Mise en situation d’un risque cyber
Implémenter la dématérialisation en interne : l’archivage, le stockage et la conservation des contrats et des documents
après - midi
Maitriser les contraintes légales de l’archivage, du stockage et de la conservation des contrats et des documents
- Définitions
- SAE
- GED
- Cloud
- Textes règlementaires applicables à l’externalisation des archives courantes et intermédiaires
- dans le secteur privé
- dans le secteur public (en fonction des participants)
- les conditions de conservation des documents numériques
- la définition d’un original numérique
- la norme ISO 15489-1 pour assurer la traçabilité
- la norme AFNOR Z 42-013 sur l’archivage électronique
- focus sur l’impact du RGPD sur l’archivage, le stockage et la conservation des contrats et des documents
- Opportunités et risques pour l’externalisation
- Quizz
Les clés pour mener un projet d’archivage, de stockage et de conservation des contrats et des documents
- Les règlementations à respecter pour la mise en place d’un SAE, d’une GED, d’un cloud…
- Rappel des normes applicables
- Rôle du tiers de confiance
Mise en œuvre d’un projet de GED et analyse d’un contrat de GED
- Comment fonctionne une GED ?
- les principales étapes
- l’acquisition des documents
- le versement, l’indexation et la recherche
- l’hébergement et le partage des données
- la diffusion
- l’archivage
- le monitoring
- les fonctionnalités majeures d’une GED
- comment choisir sa GED selon ses besoins ?
- Mise en œuvre d’un projet de GED
- définir son projet
- quelle solution choisir ?
- le système transversal
- le système par métier
- le système mixte
- choisir une GED adaptée
- les différents types de logiciels de GED
- avantages et impacts de la GED
- pour l’organisation
- pour les utilisateurs
- pour les partenaires extérieurs
- analyse d’un contrat de GED
Conclusion
- Tour de table : évaluation de la formation à chaud, débriefing collectif, auto évaluation de de l’atteinte des objectifs et de sa propre progression
Le plus pédagogique
- La synergie résultant de l’intervention d’un avocat alliée à celle d’un expert en digitalisation
- Une formation ponctuée de cas concrets
- Tous les éléments nécessaires pour commencer sa propre démarche de dématérialisation
Avis
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