Vous souhaitez réaliser cette formation dans votre entreprise ?
Nos experts viennent animer dans vos locaux. Possibilité d’adapter le programme en option.
Acquérir les outils pour sa démarche de dématérialisation
Gérer la conduite du changement et la phase d’intégration
Maitriser les évolutions du cadre légal (Norme AFNOR, ISO…) et les obligations en matière de dématérialisation
Valoriser les projets de dématérialisation
À qui s’adresse cette formation ?
Responsable Juridique et collaborateur du service Juridique
DAF
Dirigeant
DSI
DRH
Pré-requis
Aucune connaissance particulière de la matière n'est nécessaire
Programme
matin
Introduction
Tour de table : présentation des participants, des besoins, rappels des objectifs et auto positionnement
Introduction à la dématérialisation
Introduction à la dématérialisation
Les concepts et principes de la dématérialisation
Point de Focus : les technologies et les outils permettant la numérisation d’un document
quels outils permettent la numérisation d’un document ?
comment les outils font-ils pour numériser un document ?
Pourquoi engager une démarche de dématérialisation ?
contrats & docs (factures…),
vision métier, etc.
Les 3 points clés de la dématérialisation
la dématérialisation et les enjeux de sobriété numérique
la dématérialisation et les enjeux de cybersécurité
les échanges virtuels reposent sur la sécurité et la confiance
la dématérialisation et les enjeux économiques et financiers
dématérialisation = processus qui accroît la valeur potentielle des actifs immatériels
contenus numérisés peuvent faire l’objet d’échanges accrus et à coût marginal
Atelier pratique : Use case d'un projet de dématérialisation
Comment sécuriser son projet en maitrisant les enjeux contractuels de la dématérialisation ?
Point de rappel : panorama du régime juridique de la dématérialisation
Le cadre juridique français
les règles issues du droit commun des contrats (Ex. 1366 C. civ)
Le cadre juridique européen
objectifs du règlement eIDAS
champ d’application du règlement eDIAS
textes abrogés par le règlement eDIAS (quelles évolutions ?)
le volet « service de confiance » (document électronique, signature électronique, horodatage électronique…)
le choix du niveau de sécurité pour l’identité électronique
les normes et standards : mandat M460, XAdES, PAdES, CAdES
Le cadre juridique international
les règles de DIP appliquées aux contrats électroniques
N.B : La sécurité des paiements électroniques avec les conventions SSL (Secure Socket Layer)
Quizz
Maitriser les règles et contraintes spécifiques attachées la dématérialisation
La signature électronique
signature électronique et preuve par moyens électroniques
la reconnaissance légale de la signature électronique (+ jurisprudences)
les différentes signatures électroniques et leur régime juridique
le droit de la preuve adapté aux formats dématérialisés
Etude de cas pratique sur un projet de signature électronique
La facture électronique
les notions de factures électroniques, dématérialisées, scannées…
point sur la règlementation et les normes applicables (cadre juridique européen, différence entre la signature électronique du Code civil et celle du Code Général des Impôts, etc.)
les factures électroniques avec signature électronique ou en EDI (échange de données informatisées)
le rôle des intermédiaires agréés
étude de cas pratique sur un projet de facture électronique
L’horodatage électronique ou timestamp
l’horodatage électronique : définition
les méthodes de l’horodatage
l’horodatage certifié : pour garantir sécurité et conformité (à dans quels cas utiliser l’horodatage numérique ?)
le fonctionnement de l’horodatage
quel est l’intérêt d’une solution d’horodatage de documents ?
quelles conditions pour garantir la conformité de vos documents et transactions ?
horodatage certifié et signature électronique
sélection de tiers de confiance
une valeur juridique en un clic
Atelier de réflexion sur l’horodatage et la technologie blockchain
A qui s’adresser pour mener un projet de dématérialisation ?
la notion de prestataire de service de confiance (PSCO)
les responsabilités et le rôle des PSCO
le contrat de service avec un PSCO
Point de Focus : les apports du règlement eIDAS
les infrastructures de dématérialisation
le label EU (Trust Mark)
les nouveaux services possibles (cachet électronique, horodatage, validation de signature, conservations qualifiées)
les obligations pour les fournisseurs de service de dématérialisation
les fournisseurs d’identité numérique et France connect
les usages et téléservices
nouveaux usages : signature électronique à distance de la personne morale, envoi recommandé électronique transfrontalier
la liste de services de confiance (TSL)
les bénéfices : déploiement simplifié, interopérabilité garantie, valeur juridique réaffirmée…
les obligations pour les clients et maître d’œuvre de téléservices de dématérialisation.
Quizz
Comprendre & anticiper le risque cyber et contentieux ?
La gestion du risque cyber
de quoi parle-t-on ?
état des lieux du risque cyber
risques cyber générés par la dématérialisation
comment réagir en cas de faille de sécurité ?
notification CNIL, communication à personne concernées
plainte & Assurance
La gestion du risque contentieux
la résolution extrajudiciaire des litiges
le contentieux de la dématérialisation
Mise en situation d’un risque cyber
Implémenter la dématérialisation en interne : l’archivage, le stockage et la conservation des contrats et des documents
après - midi
Maitriser les contraintes légales de l’archivage, du stockage et de la conservation des contrats et des documents
Définitions
SAE
GED
Cloud
Textes règlementaires applicables à l’externalisation des archives courantes et intermédiaires
dans le secteur privé
dans le secteur public (en fonction des participants)
les conditions de conservation des documents numériques
la définition d’un original numérique
la norme ISO 15489-1 pour assurer la traçabilité
la norme AFNOR Z 42-013 sur l’archivage électronique
focus sur l’impact du RGPD sur l’archivage, le stockage et la conservation des contrats et des documents
Opportunités et risques pour l’externalisation
Quizz
Les clés pour mener un projet d’archivage, de stockage et de conservation des contrats et des documents
Les règlementations à respecter pour la mise en place d’un SAE, d’une GED, d’un cloud…
Rappel des normes applicables
Rôle du tiers de confiance
Mise en œuvre d’un projet de GED et analyse d’un contrat de GED
Comment fonctionne une GED ?
les principales étapes
l’acquisition des documents
le versement, l’indexation et la recherche
l’hébergement et le partage des données
la diffusion
l’archivage
le monitoring
les fonctionnalités majeures d’une GED
comment choisir sa GED selon ses besoins ?
Mise en œuvre d’un projet de GED
définir son projet
quelle solution choisir ?
le système transversal
le système par métier
le système mixte
choisir une GED adaptée
les différents types de logiciels de GED
avantages et impacts de la GED
pour l’organisation
pour les utilisateurs
pour les partenaires extérieurs
analyse d’un contrat de GED
Conclusion
Tour de table : évaluation de la formation à chaud, débriefing collectif, auto évaluation de de l’atteinte des objectifs et de sa propre progression
Le plus pédagogique
La synergie résultant de l’intervention d’un avocat alliée à celle d’un expert en digitalisation
Une formation ponctuée de cas concrets
Tous les éléments nécessaires pour commencer sa propre démarche de dématérialisation
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