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Formation - Projet de dématérialisation : aspects juridiques

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Objectifs

  • Acquérir les outils pour sa démarche de dématérialisation
  • Gérer la conduite du changement et la phase d’intégration
  • Maitriser les évolutions du cadre légal (Norme AFNOR, ISO…) et les obligations en matière de dématérialisation
  • Valoriser les projets de dématérialisation

À qui s’adresse cette formation ?

  • Responsable Juridique et collaborateur du service Juridique
  • DAF
  • Dirigeant
  • DSI
  • DRH

Pré-requis

  • Aucune connaissance particulière de la matière n'est nécessaire

Programme

matin

Introduction

  • Tour de table : présentation des participants, des besoins, rappels des objectifs et auto positionnement

Introduction à la dématérialisation

Introduction à la dématérialisation

  • Les concepts et principes de la dématérialisation
  • Point de Focus : les technologies et les outils permettant la numérisation d’un document
    • quels outils permettent la numérisation d’un document ?
    • comment les outils font-ils pour numériser un document ?
  • Pourquoi engager une démarche de dématérialisation ?
    • contrats & docs (factures…),
    • vision métier, etc.
  • Les 3 points clés de la dématérialisation
    • la dématérialisation et les enjeux de sobriété numérique
    • la dématérialisation et les enjeux de cybersécurité
      • les échanges virtuels reposent sur la sécurité et la confiance
    • la dématérialisation et les enjeux économiques et financiers
      • dématérialisation = processus qui accroît la valeur potentielle des actifs immatériels
      • contenus numérisés peuvent faire l’objet d’échanges accrus et à coût marginal
  • Atelier pratique : Use case d'un projet de dématérialisation

Comment sécuriser son projet en maitrisant les enjeux contractuels de la dématérialisation ?

Point de rappel : panorama du régime juridique de la dématérialisation

  • Le cadre juridique français
    • les règles issues du droit commun des contrats (Ex. 1366 C. civ)
  • Le cadre juridique européen
    • objectifs du règlement eIDAS
    • champ d’application du règlement eDIAS
    • textes abrogés par le règlement eDIAS (quelles évolutions ?)
    • le volet « service de confiance » (document électronique, signature électronique, horodatage électronique…)
    • le choix du niveau de sécurité pour l’identité électronique
    • les normes et standards : mandat M460, XAdES, PAdES, CAdES
  • Le cadre juridique international
    • les règles de DIP appliquées aux contrats électroniques
    • N.B : La sécurité des paiements électroniques avec les conventions SSL (Secure Socket Layer)
  • Quizz

Maitriser les règles et contraintes spécifiques attachées la dématérialisation

  • La signature électronique
    • signature électronique et preuve par moyens électroniques
    • la reconnaissance légale de la signature électronique (+ jurisprudences)
    • les différentes signatures électroniques et leur régime juridique
    • le droit de la preuve adapté aux formats dématérialisés
  • Etude de cas pratique sur un projet de signature électronique
  • La facture électronique
    • les notions de factures électroniques, dématérialisées, scannées…
    • point sur la règlementation et les normes applicables (cadre juridique européen, différence entre la signature électronique du Code civil et celle du Code Général des Impôts, etc.)
    • les factures électroniques avec signature électronique ou en EDI (échange de données informatisées)
    • le rôle des intermédiaires agréés
  • étude de cas pratique sur un projet de facture électronique
  • L’horodatage électronique ou timestamp
    • l’horodatage électronique : définition
    • les méthodes de l’horodatage
    • l’horodatage certifié : pour garantir sécurité et conformité (à dans quels cas utiliser l’horodatage numérique ?)
    • le fonctionnement de l’horodatage
    • quel est l’intérêt d’une solution d’horodatage de documents ?
    • quelles conditions pour garantir la conformité de vos documents et transactions ?
    • horodatage certifié et signature électronique
    • sélection de tiers de confiance
    • une valeur juridique en un clic
  • Atelier de réflexion sur l’horodatage et la technologie blockchain
  • A qui s’adresser pour mener un projet de dématérialisation ?
    • la notion de prestataire de service de confiance (PSCO)
    • les responsabilités et le rôle des PSCO
    • le contrat de service avec un PSCO
  • Point de Focus : les apports du règlement eIDAS
    • les infrastructures de dématérialisation
      • le label EU (Trust Mark)
      • les nouveaux services possibles (cachet électronique, horodatage, validation de signature, conservations qualifiées)
      • les obligations pour les fournisseurs de service de dématérialisation
      • les fournisseurs d’identité numérique et France connect
    • les usages et téléservices
      • nouveaux usages : signature électronique à distance de la personne morale, envoi recommandé électronique transfrontalier
      • la liste de services de confiance (TSL)
      • les bénéfices : déploiement simplifié, interopérabilité garantie, valeur juridique réaffirmée…
      • les obligations pour les clients et maître d’œuvre de téléservices de dématérialisation.
  • Quizz

Comprendre & anticiper le risque cyber et contentieux ?

  • La gestion du risque cyber
    • de quoi parle-t-on ?
      • état des lieux du risque cyber
      • risques cyber générés par la dématérialisation
    • comment réagir en cas de faille de sécurité ?
      • notification CNIL, communication à personne concernées
      • plainte & Assurance
  • La gestion du risque contentieux
    • la résolution extrajudiciaire des litiges
    • le contentieux de la dématérialisation
  • Mise en situation d’un risque cyber

Implémenter la dématérialisation en interne : l’archivage, le stockage et la conservation des contrats et des documents

après - midi

Maitriser les contraintes légales de l’archivage, du stockage et de la conservation des contrats et des documents

  • Définitions
    • SAE
    • GED
    • Cloud
  • Textes règlementaires applicables à l’externalisation des archives courantes et intermédiaires
    • dans le secteur privé
    • dans le secteur public (en fonction des participants)
    • les conditions de conservation des documents numériques
      • la définition d’un original numérique
      • la norme ISO 15489-1 pour assurer la traçabilité
      • la norme AFNOR Z 42-013 sur l’archivage électronique
    • focus sur l’impact du RGPD sur l’archivage, le stockage et la conservation des contrats et des documents
  • Opportunités et risques pour l’externalisation
  • Quizz

Les clés pour mener un projet d’archivage, de stockage et de conservation des contrats et des documents

  • Les règlementations à respecter pour la mise en place d’un SAE, d’une GED, d’un cloud…
  • Rappel des normes applicables
  • Rôle du tiers de confiance

Mise en œuvre d’un projet de GED et analyse d’un contrat de GED

  • Comment fonctionne une GED ?
    • les principales étapes
      • l’acquisition des documents
      • le versement, l’indexation et la recherche
      • l’hébergement et le partage des données
      • la diffusion
      • l’archivage
      • le monitoring
    • les fonctionnalités majeures d’une GED
    • comment choisir sa GED selon ses besoins ?
  • Mise en œuvre d’un projet de GED
    • définir son projet
    • quelle solution choisir ?
      • le système transversal
      • le système par métier
      • le système mixte
    • choisir une GED adaptée
    • les différents types de logiciels de GED
    • avantages et impacts de la GED
      • pour l’organisation
      • pour les utilisateurs
      • pour les partenaires extérieurs
  • analyse d’un contrat de GED

Conclusion

  • Tour de table : évaluation de la formation à chaud, débriefing collectif, auto évaluation de de l’atteinte des objectifs et de sa propre progression

Le plus pédagogique

  • La synergie résultant de l’intervention d’un avocat alliée à celle d’un expert en digitalisation
  • Une formation ponctuée de cas concrets
  • Tous les éléments nécessaires pour commencer sa propre démarche de dématérialisation

Avis

Actualités

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