Formation - La communication interne comme levier en cas de restructuration

Liaisons
NOUVEAU

Les Objectifs

  • Établir la légitimité du changement en s'appuyant sur des outils de communication interne et externe
  • Saisir l'opportunité d'une communication adaptée pour faciliter le changement
  • Identifier les risques et les opportunités dans le contexte de restructuration
  • Analyser l'état de l'opinion interne
  • Créer des opportunités de messages à partir du contexte de changement
  • Planifier les différentes phases du plan de communication

1. Situer la portée du changement

  • Partager un état des lieux : identifier pour chacun les conséquences du changement
    • ressentir l'impact émotionnel et le processus de deuil
    • mesurer les différentes étapes du changement
  • Atelier : expérimentation personnelle prise de conscience : faire vivre le changement aux participants
  • Maîtriser et accompagner le décalage entre le temps de décision et le temps de la mise en oeuvre :
    • prendre conscience des écueils opérationnels et humains à la conduite du changement
    • - sensibiliser aux dérives potentielles
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante

2. Comprendre les enjeux de la communication dans un contexte de changement

  • Identifier l'importance et l'impact de la communication au travers des 3 enjeux auxquels elle répond
  • Enjeu 1 : Faire comprendre
    • comment éclairer et légitimer le projet ?
  • Enjeu 2 : Faire accepter/ adhérer
    • expliciter les conséquences et les bénéfices du projet
    • partager collectivement en tenant compte des différents niveaux de besoins individuels
  • Enjeu 3 : Faire appliquer/vivre
    • développer les partages d'expériences et la culture du feedback
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante

3. Élaborer un diagnostic des risques potentiels : prévenir plutôt que guérir

  • Évaluer le climat de communication, qualifier les risques sur le plan social et de la réputation pour mieux les anticiper et y répondre si nécessaire
  • Mesurer le climat social de l'entreprise :
    • les signaux faibles
    • les outils de mesure du climat interne : quels objectifs, quelle méthodologie, quelles solutions techniques ou prestataires
    • être en veille par rapport aux réseaux sociaux, à la communication des partenaires sociaux ; prendre le pouls des échanges informels entre RH et collaborateurs…
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante - présentation de solutions de sondages en ligne
  • Élaborer une cartographie des risques :
    • définir la portée du sujet : communication interne uniquement ou communication interne et externe ?
    • qualifier les risques internes
    • évaluer les risques de porosité externe et leurs impacts éventuels
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante
  • Anticiper une situation de communication de crise :
    • les circuits d'alerte
    • la gestion de l'information à chaud
    • construire les scénarii de communication de crise (alerte, notification, check list des actions d'urgence, avec des indicateurs et des seuils de déclenchement éventuels, chaîne de commandement dans le pilotage, mode de production et supports de documentations de crise…)
  • Atelier : présentation d'exemples de scénario de communication de crise

4. Connaître ses cibles de communication pour mieux les adresser

  • Optimiser la portée de la communication en s'aidant des persona
  • Identifier ses cibles de communication en fonction de leur rapport au projet :
    • les cibles concernées au premier plan
    • les partenaires
    • les opposants
    • les contributeurs
  • Qualifier les freins et les leviers principaux pour chaque cible :
    • s'appuyer sur des groupes témoins - Favoriser les échanges (formels et informels)
    • recenser et centraliser les freins et les leviers dans un outil partagé par l'équipe projet
  • Atelier : exercice collective de cartographie de personae et d'élaboration d'une grille de recensement des freins et des leviers

5. Bâtir un socle de discours efficace et en proximité avec ses cibles

  • Définir les messages principaux et nourrir le story-telling du projet
  • Mettre en avant les points positifs et constructifs du projet :
    • définir le socle du discours commun pour garantir la cohérence et la clarté quel que soit l'émetteur -- Développer la plateforme des messages et argumentaires complémentaires, qui seront adaptés en fonction : des cibles, des sous-thématiques du projet, de la temporalité
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante
  • Identifier les principes fondamentaux d'un story-telling réussi :
    • les règles d'or : pédagogie, accessibilité, transparence et faits
    • faire l'exercice de la concision et de la simplicité ou comment raconter un projet en 1 phrase et le tester auprès des autres
    • comprendre la nécessité de la vulgarisation
    • apprendre à mettre en exergue des informations importantes pour faciliter la mémorisation * * *Atelier : exercices collectifs de reformulation pour adopter les bons réflexes
  • Aborder certains points particuliers :
    • dissocier la finalité d'un projet et son chantier qui sont 2 sujets de communication distincts
    • se poser la question de doter le projet d'un nom ou d'un slogan
    • comment créer le lien avec les autres projets de l'entreprise
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante

6. Lever certains freins en embarquant les bons contributeurs au bon moment

  • Mobiliser les bonnes ressources pour assurer un déploiement de communication optimal
  • Définir qui sont les porteurs de la communication (les différents émetteurs et leur champ de responsabilités) :
    • DRH
    • Direction de la communication
    • Direction générale
    • autres (management, groupe projet, cabinets externes…)
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante
  • Associer les partenaires sociaux dès l'amont :
    • leur présenter le projet en avant-première via un support de communication sur-mesure
    • rester en veille sur les communications syndicales Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante
  • appréhender les managers comme une cible de communication particulière
    • leur dédier une communication spécifique
    • s'appuyer sur eux en tant que relais Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante
  • Identifier les autres contributeurs ou sponsors potentiels :
    • groupe pilote
    • early adopters ambassadeurs
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante

7. Élaborer et piloter son plan d'actions dans la durée

  • Savoir adapter la temporalité et les canaux de communication pour mieux servir le projet
  • Définir son calendrier d'actions :
    • en fonction des grands temps de communication
    • en fonction des étapes du projet
  • Atelier : élaboration collective d'un calendrier type à partir d'exemples
  • Définir ses canaux de communication :
    • distinguer les supports de communication chaude et les supports de communication froide
    • identifier les supports existants sur lesquels capitaliser et les supports à créer
    • organiser les flux d'informations
    • adapter les canaux aux différentes cibles de communication : format, fréquence, contenus
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante et présentation d'exemples
  • Suivre et mesurer les progrès de communication :
    • définir les indicateurs de suivi et d'évaluation en amont : efficacité des outils de communication, état du climat social, réceptivité au projet
    • intégrer des dispositifs de relance éventuels
    • développer le feedback sous des formes multiples : campagnes bilan, témoignages et partages d'expérience, célébrations…
  • Atelier : best practices et retours d'expériences entre les participants et l'intervenante
Dominique RAZE

Dominique RAZE

Experte en communication employeur, marketing RH et e-reputation (plus...

  • Tout au long de la formation l’intervenante favorisera les réflexions et les échanges permanents avec les participants. L’analyse de ces débats, échanges et questions/réponses permettra au formateur d’évaluer le niveau des connaissances et les besoins de chacun et de recadrer l’intervention si nécessaire.
  • Le formateur s’appuiera dès que possible sur des exemples de réalisations ou d’outils concrets qui ont pu être utilisés dans le cas de projets de transformation ou d’accompagnement du changement menés par des entreprises.
  • Atelier d’expérimentation personnelle sous forme de pédagogie inversée : - Surprendre les participants pour être impactant - Impliquer l’ensemble des participants - Amorcer la réflexion individuelle et collective - Formation action : apprendre en faisant
  • L’intelligence collective : - Faire réagir le groupe - Partager ses expériences (réussites, échecs, contraintes…) - Découvrir des solutions entre pairs
    • tout collaborateur RH